В командировку по новым правилам

Новый порядок направления в командировки и возмещения командировочных расходов действует с 23 марта 2019 года. Теперь срок командировки не влияет на размер суточных, а расходы по найму жилья возместят и без представления подтверждающих документов.

Эти и другие нововведения предусмотрены Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках (далее — Положение), утвержденным постановлением Совмина от 19 марта 2019 года № 176. Оно распространяется на работников, направленных в служебные командировки как по Беларуси, так и за границу после 23 марта 2019 года. Ранее вопросы предоставления гарантий и компенсаций при командировках регулировались несколькими нормативными актами, сейчас — преимущественно Положением (за исключением некоторых случаев).

В командировку без командировочного. Порядок выдачи и оформления командировочного удостоверения Положением не регламентирован. Таким образом, теперь вопрос о необходимости выдачи командировочного удостоверения будет решаться на основании действующих норм Трудового кодекса исключительно по усмотрению нанимателя.

Положение не предусматривает оформления журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки. Исходя из особенностей своей хозяйственной деятельности, наниматели вправе определить, нужно им вести такой журнал или нет. Кроме того, они получили право по собственному усмотрению устанавливать задание для командируемого работника, а также определять необходимость составления письменного отчета о его выполнении.

Суточные увеличены. Размер суточных при командировках в пределах Беларуси увеличен до 9 руб. Такие суточные выплатят вне зависимости от того, является командировка одно- или многодневной.

Кроме того, Положением установлены новые размеры суточных при командировках за границу. Размер суточных, выплачиваемых работнику, которому за один день необходимо посетить несколько иностранных государств, определяется нанимателем исходя из наибольшего размера суточных, установленного для одного из этих иностранных государств. Если расходы, связанные с обеспечением командируемого питанием и транспортом в пределах места командировки, берет на себя принимающая сторона, суточные не выплачиваются, за исключением суточных за время нахождения в пути (п. 20 Положения).

Расходы на жилье можно не подтверждать. Положение кардинально изменяет подход к возмещению расходов по найму жилого помещения. Согласно общему правилу для командировок как по Беларуси, так и за границу, указанные расходы возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, определяемых Положением. Так, за наем жилья в Минске и областных центрах командированному работнику возместят 50 руб., в районных центрах — 25 руб., в остальных населенных пунктах — 20 руб.

Если расходы по найму жилья при командировке по Беларуси превысят указанные размеры, то их возместят только на основании подтверждающих документов. В таком случае размер возмещения ограничивается стоимостью одноместного номера в гостинице проживания. При этом Положение не уточняет, какая именно стоимость берется для расчета, поскольку для одноместного номера в одной гостинице она может варьироваться. Согласно разъяснению Минтруда и соцзащиты, размер возмещения определяется по стоимости номера I категории.

Возникает множество вопросов в связи с правилами подсчета суток при командировках. Подсчет следует вести в днях, а не ночах, начиная со дня прибытия к месту командировки, а не убытия в командировку и заканчивая днем убытия из места командировки.

При однодневных командировках в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются, за границу — компенсируются, независимо от того, ночевал ли работник в месте командирования.

Нанимателям невыгодно командировать работников без документов, подтверждающих наем жилья, особенно если те проводят в пути несколько дней. В таком случае целесообразно заранее забронировать и оплатить жилье для командированного работника. При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилья возмещение расходов по его найму не производится.

Билеты можно не предъявлять. При командировках в пределах Беларуси расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются по фактической стоимости билетов. Если работник приобретает такие билеты самостоятельно, то для возмещения расходов следует представить подтверждающие документы. При отсутствии проездных документов за проезд в каждую сторону (кроме такси) возмещается 0,1 базовой величины.

При загранкомандировках проезд транспортом, которым работник направлен в командировку, возмещается по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса. Расходы на проезд в бизнес-классе оплачиваются только должностным лицам, входящим в состав Совета министров. Однако при поездках железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки на возмещение расходов по тарифам бизнес-класса могут рассчитывать все командированные работники.

Если командированный работник воспользовался услугами бизнес-класса при проезде железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то такие расходы могут быть возмещены по усмотрению нанимателя. Ранее такие расходы могли быть возмещены только после получения предварительного разрешения нанимателя.

В любом случае командированным работникам будет оплачиваться проезд (в том числе трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного и автомобильного транспорта. Ранее для возмещения таких расходов требовалось соблюсти ряд условий.

Наниматель вправе по своему усмотрению возместить командированному работнику в пределах места командировки за границей расходы на такси, аренду автомобиля. Для этого следует представить подтверждающие документы.

Помимо прочего, возмещению подлежат стоимость бронирования, суммы комиссионных сборов, суммы, уплаченные за пользование комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость сервисного обслуживания, включенная в цену проездного документа. Если командированный работник выполняет служебное поручение по провозу багажа, который превышает нормы бесплатного провоза, данные расходы также возмещаются.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно не возмещаются, если билеты оплачивает принимающая сторона, а также в случае предоставления командированному работнику средства передвижения или если он имеет право на бесплатный проезд.

Непредвиденные обстоятельства. Во время командировки могут возникнуть обстоятельства, влияющие на возмещение командировочных расходов. Так, в случае временной нетрудоспособности командированного работника в месте командировки ему возмещаются расходы на проезд, а также суточные. Кроме того, возмещаются расходы по найму жилья (за исключением случаев, когда работник находится на лечении в стационаре). Временная нетрудоспособность командированного работника и невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должны быть подтверждены организацией здравоохранения документально.

Если командировка отменяется по не зависящим от командируемого работника причинам, то «возмещение расходов по оформлению виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов».

При нахождении командированного работника в месте командировки, в том числе заграничной, до начала или после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, являющиеся нерабочими, оплате подлежат только расходы на проезд к месту командировки и обратно, а расходы по найму жилья и суточные не возмещаются. Ранее такой подход применялся только при командировках по Беларуси.

Особенности командировки водителей-международников. Положение существенно изменило порядок возмещения командировочных водителям, осуществляющим международные автоперевозки, за исключением международных автоперевозок для собственных нужд. Так, в отношении этой категории работников введено понятие «общая выплата», которое предполагает возмещение расходов по найму жилья и суточных.

Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем. Размер выплаты за время нахождения командированного работника в Беларуси без представления подтверждающих документов составляет не более пятикратного размера, но не менее однократного размера соответствующих суточных. За время нахождения за границей водителям-международникам возмещается до 150 евро включительно, но не менее 25 евро. Размеры указанных выплат могут превышать установленные нанимателем лимиты при представлении соответствующих подтверждающих документов.